12.01.2016

Учет личных финансов в Google Таблицах (версия 2.0)

Домашняя бухгалтерия в Google Таблицах

Глядя на популярность первой версии Домашней бухгалтерии на Google Таблицах и Google Формах, решили подготовить более продвинутое решение для учета домашних финансов с помощью Google Таблиц (и не только).



Ровно год назад, в Декабре, мы опубликовали пример таблицы для учета домашних финансов с помощью Google Таблиц и Google Форм. Судя по откликам - пост и само решение оказались полезными и востребованными. Что ж - мы внимательно выслушали пожелания и замечания и, хоть и заставили себя немного ждать, предлагаем вашему вниманию новую версию таблицы.

Краткий обзор изменений

Ниже приводим краткий перечень изменений в системе учета личных финансов и домашней бухгалтерии от Bozzbox

1. Учет финансов по счетам


Теперь удобнее просматривать историю поступления средств на разные счета (к слову вы по прежнему можете добавлять новые счета). История поступлений отображается в виде таблицы по месяцам с суммарным итогом по всем счетам за каждый месяц, итогом по каждому счету за год и общим итогом по всем счетам за весь год.
Данные автоматически подсчитываются из листа ответов на форму.
Учет финансов по счетам в Гугл Таблице

2. Учет финансов по источнику прибыли


Как и в случае со счетами - данные представлены в виде таблицы по месяцам по каждому источнику дохода. Источники можно добавлять
Учет финансов по источнику прибыли в Гугл Таблице

3. Учет финансов по типам расходов


Помимо представления данных в виде таблицы по месяцам вам, так же, доступно наглядное представление расходов по наибольшим затратам - сумма по каждому типу расхода за год подкрашивается (от желтого - наименьший расход, до красного - наибольший расход). Таким образом вы сразу видите какой тип расхода... эмм... "жмет кошелек". Список типов расходов можно расширять (да простит нас ваш кошелек).
Bozzbox - Учет финансов по статьям расходов с визуальной градацией

4. План доходов


Иногда полезно планировать, особенно когда дело касается финансов, по-этому теперь вы можете планировать свои доходы на месяц, либо на целый год (по месяцам). Список источников доходов будет автоматически обновляться в соответствии со списком доходов в соответствующем листе. Кроме этого вы получите возможность видеть разницу между планируемым и фактическим доходом по каждому месяцу и, соответственно, по итогу года.
Bozzbox - Планирование доходов и сравнение с фактическим доходом

5. План расходов


Как и с планированием доходов - важно распланировать и расходы. Как и в случае с планированием доходов вы можете внести планируемые расходы наперед и позже сравнить с фактическими данными.
Bozzbox - Планирование личных расходов в Google Таблице

6. Баланс по счетам и анализ анализ расчетов


Представление итогов вашего движения средств. Вам доступен баланс по каждому из счетов (на каждый месяц и итоговый за год), информация о том какой источник дохода принес в каждом месяце наибольшую прибыль и на какой тип расхода вы потратили наибольшую суммы в каждом месяце, сколько всего вы заработали и потратили в каждом месяце и, конечно, самая главная цифра - ваш финансовый баланс.
Bozzbox - Баланс по счетам и анализ личных финансов в Google Таблицах


7. Графики и цели


На этом листе таблицы вам представлен отчет по движению финансов в графическом виде, а так же процент достижения цели по доходу (запланированному вами) и ваши цели (они же - покупки).
Bozzbox - Финансовые цели и покупки в Google Таблице

Установка


В предыдущем решении по учету личных финансов было много комментариев относительно невозможности изменить форму для занесения данных в таблице. В новом решении - все исправили. Теперь достаточно просто нажать на эту кнопку:

Настройка

Для настройки нам понадобится открыть редактор скриптов в таблице. Для этого в меню выбираем Инструменты -- Редактор скриптов


Откроем форму из таблицы и найдем ее ключ. Для этого в меню переходим на пункт Форма -- Изменить форму и в открывшейся форме в ссылке копируем ее ключ (выглядит это так: https://docs.google.com/forms/d/ВАШ-КЛЮЧ-ФОРМЫ-ДЛЯ-КОПИРОВАНИЯ/edit).

Как скопировать ключ формы Google Таблица - Bozzbox

В скрипте нам надо будет изменить ключ формы. Находим строку №49 в скрипте и заменяем текст ВАШ-КЛЮЧ-ФОРМЫ на значение ключа (которое вы уже скопировали в предыдущем шаге), после чего сохраняем скрипт.


Для того, что бы автоматическое обновление формы значениями из таблицы работало корректно - необходимо выполнить скрипт и дать ему соответствующие разрешения. Для этого выбираем функцию getListItems, жмем на стрелочку запуска и даем разрешение скрипту.


Закрываем вкладку браузера со скриптом и обновляем вкладку таблицы. В таблице должен появиться новый пункт меню - Обновить списки сразу после пункта Справка. Переходим в пункт меню Обновить списки -- Запуск. Скрипт обновит списки в форме. Теперь откроем форму (вкладка меню Форма -- Перейти к активной форме) и проверим обновились ли списки значениями из таблицы.


Обновление списков можно было бы настроить в автоматическом режиме (при помощи триггеров запуска скрипта из таблицы при обновлении таблицы), но это существенно увеличит нагрузку на таблицу, а из практики обновление списков происходит не так часто.

К сожалению при копировании таблицы именованные диапазоны имеют свойство слетать. По-этому перейдем в пункт меню Данные -- Именованные диапазоны и исправим значения для диапазона Форма. Необходимо указать значения для страницы ответов на форму в диапазон A1:J800. Мы указываем заведомо больший диапазон, для того, что бы в будущем не приходилось его менять. Если у вас много транзакций - вы можете увеличить значение J.



Заключение


В новой версии таблицы учета домашних финансов реализовано много новых функций, которые, надеюсь, будут полезны.
Традиционно - просим делиться опытом использования, предложениями, улучшениями и пожеланиями в комментариях.
Если вы нашли данную статью интересной - поделитесь с друзьями и подписывайте на нас в социальных сетях (справа).

12 комментариев:

  1. У вас можно заказать доработку этого решения?

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Немного изменил и доработал кому интересно спрашивайте

      Удалить
    2. Мне для учёта нужна двойная запись.

      Удалить
  2. Ответы
    1. Извините, не понял вас. Это ваш ответ или вопрос?

      Удалить
  3. Ввожу доходы, ответы на формы это отмечают. Но больше ничего не меняется

    ОтветитьУдалить
  4. Ребята, что ж вы 2016 год так жестко везде вбили? Это можно как-то автоматически поменять?

    ОтветитьУдалить
  5. А можно как то обновить до 19 года. никак не получается у меня

    ОтветитьУдалить
  6. не считает (из формы в расчеты четные месяцы) февраль апрель и тд

    в оригинале и когда поменяешь на 19 год тоже.

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Ctrl+H найти и заменить все 2016 на 2019 (в формулах)
      Таким же образом необходимо исправить в запросах '2019-04-31' и им подобные.
      В апреле 30 дней, это неправильная дата.

      Удалить
  7. Добрый. Подскажите плиз...не понял как между счетами переводы делать? Например у меня 3 дебетовые карты и 3 кредитки, которые пополняются с дебетовок...и как учитывать займы, долги и т.д??

    ОтветитьУдалить