12.01.2016

Учет личных финансов в Google Таблицах (версия 2.0)

Домашняя бухгалтерия в Google Таблицах

Глядя на популярность первой версии Домашней бухгалтерии на Google Таблицах и Google Формах, решили подготовить более продвинутое решение для учета домашних финансов с помощью Google Таблиц (и не только).



Ровно год назад, в Декабре, мы опубликовали пример таблицы для учета домашних финансов с помощью Google Таблиц и Google Форм. Судя по откликам - пост и само решение оказались полезными и востребованными. Что ж - мы внимательно выслушали пожелания и замечания и, хоть и заставили себя немного ждать, предлагаем вашему вниманию новую версию таблицы.

Краткий обзор изменений

Ниже приводим краткий перечень изменений в системе учета личных финансов и домашней бухгалтерии от Bozzbox

1. Учет финансов по счетам


Теперь удобнее просматривать историю поступления средств на разные счета (к слову вы по прежнему можете добавлять новые счета). История поступлений отображается в виде таблицы по месяцам с суммарным итогом по всем счетам за каждый месяц, итогом по каждому счету за год и общим итогом по всем счетам за весь год.
Данные автоматически подсчитываются из листа ответов на форму.
Учет финансов по счетам в Гугл Таблице

2. Учет финансов по источнику прибыли


Как и в случае со счетами - данные представлены в виде таблицы по месяцам по каждому источнику дохода. Источники можно добавлять
Учет финансов по источнику прибыли в Гугл Таблице

3. Учет финансов по типам расходов


Помимо представления данных в виде таблицы по месяцам вам, так же, доступно наглядное представление расходов по наибольшим затратам - сумма по каждому типу расхода за год подкрашивается (от желтого - наименьший расход, до красного - наибольший расход). Таким образом вы сразу видите какой тип расхода... эмм... "жмет кошелек". Список типов расходов можно расширять (да простит нас ваш кошелек).
Bozzbox - Учет финансов по статьям расходов с визуальной градацией

4. План доходов


Иногда полезно планировать, особенно когда дело касается финансов, по-этому теперь вы можете планировать свои доходы на месяц, либо на целый год (по месяцам). Список источников доходов будет автоматически обновляться в соответствии со списком доходов в соответствующем листе. Кроме этого вы получите возможность видеть разницу между планируемым и фактическим доходом по каждому месяцу и, соответственно, по итогу года.
Bozzbox - Планирование доходов и сравнение с фактическим доходом

5. План расходов


Как и с планированием доходов - важно распланировать и расходы. Как и в случае с планированием доходов вы можете внести планируемые расходы наперед и позже сравнить с фактическими данными.
Bozzbox - Планирование личных расходов в Google Таблице

6. Баланс по счетам и анализ анализ расчетов


Представление итогов вашего движения средств. Вам доступен баланс по каждому из счетов (на каждый месяц и итоговый за год), информация о том какой источник дохода принес в каждом месяце наибольшую прибыль и на какой тип расхода вы потратили наибольшую суммы в каждом месяце, сколько всего вы заработали и потратили в каждом месяце и, конечно, самая главная цифра - ваш финансовый баланс.
Bozzbox - Баланс по счетам и анализ личных финансов в Google Таблицах


7. Графики и цели


На этом листе таблицы вам представлен отчет по движению финансов в графическом виде, а так же процент достижения цели по доходу (запланированному вами) и ваши цели (они же - покупки).
Bozzbox - Финансовые цели и покупки в Google Таблице

Установка


В предыдущем решении по учету личных финансов было много комментариев относительно невозможности изменить форму для занесения данных в таблице. В новом решении - все исправили. Теперь достаточно просто нажать на эту кнопку:

Настройка

Для настройки нам понадобится открыть редактор скриптов в таблице. Для этого в меню выбираем Инструменты -- Редактор скриптов


Откроем форму из таблицы и найдем ее ключ. Для этого в меню переходим на пункт Форма -- Изменить форму и в открывшейся форме в ссылке копируем ее ключ (выглядит это так: https://docs.google.com/forms/d/ВАШ-КЛЮЧ-ФОРМЫ-ДЛЯ-КОПИРОВАНИЯ/edit).

Как скопировать ключ формы Google Таблица - Bozzbox

В скрипте нам надо будет изменить ключ формы. Находим строку №49 в скрипте и заменяем текст ВАШ-КЛЮЧ-ФОРМЫ на значение ключа (которое вы уже скопировали в предыдущем шаге), после чего сохраняем скрипт.


Для того, что бы автоматическое обновление формы значениями из таблицы работало корректно - необходимо выполнить скрипт и дать ему соответствующие разрешения. Для этого выбираем функцию getListItems, жмем на стрелочку запуска и даем разрешение скрипту.


Закрываем вкладку браузера со скриптом и обновляем вкладку таблицы. В таблице должен появиться новый пункт меню - Обновить списки сразу после пункта Справка. Переходим в пункт меню Обновить списки -- Запуск. Скрипт обновит списки в форме. Теперь откроем форму (вкладка меню Форма -- Перейти к активной форме) и проверим обновились ли списки значениями из таблицы.


Обновление списков можно было бы настроить в автоматическом режиме (при помощи триггеров запуска скрипта из таблицы при обновлении таблицы), но это существенно увеличит нагрузку на таблицу, а из практики обновление списков происходит не так часто.

К сожалению при копировании таблицы именованные диапазоны имеют свойство слетать. По-этому перейдем в пункт меню Данные -- Именованные диапазоны и исправим значения для диапазона Форма. Необходимо указать значения для страницы ответов на форму в диапазон A1:J800. Мы указываем заведомо больший диапазон, для того, что бы в будущем не приходилось его менять. Если у вас много транзакций - вы можете увеличить значение J.



Заключение


В новой версии таблицы учета домашних финансов реализовано много новых функций, которые, надеюсь, будут полезны.
Традиционно - просим делиться опытом использования, предложениями, улучшениями и пожеланиями в комментариях.
Если вы нашли данную статью интересной - поделитесь с друзьями и подписывайте на нас в социальных сетях (справа).