13.10.2014

Массовая рассылка email с помощью Google Документы

В этой статье хотим разобрать задачу создания массовой рассылки email (предполагается, что подписная база у вас уже есть и спамом никто заниматься не будет).
К примеру у вас есть интересная новость, которой вы хотите поделиться со своими партнерами, клиентами, просто подписчиками. И конечно вы хотите сделать рассылку максимально быстро, желательно бесплатно, что бы письмо было красивым и корректно отображалось на всех устройствах. Ну и как можно забыть про главный критерий - потратить на это минимум времени.

В Google Документах уже достаточно давно присутствуют "Дополнения", в которых есть несколько инструментов для рассылки. Мы решили потестировать один из самых популярных - Merge by MailChimp.


Чеклист рассылки

Прежде чем переходить к созданию письма и запуска рассылки мы должны подготовить все материалы.
Вот какой список задач используем мы:
  1. Подготовить базу рассылки
  2. Сегментировать базу рассылки
    1. Определить кто из базы рассылки будет получать письмо
    2. Отсортировать по полу (если рассылка тематическая)
    3. Отсортировать по возрасту (если необходимо)
    4. Отсортировать по географическому признаку
    5. Отсеять все лишние контакты
    6. Создать таблицу (или новый лист в существующей таблице) с отсортированными контактами
    7. Исключить повторяющиеся контакты
  3. Подготовить письмо
    1. Написать 3-5 заголовков, выбрать лучший
    2. Продумать структуру письма (где будет текст, какие фото использовать, куда будут вести ссылки из письма)
    3. Написать текст письма
    4. Вычитать текст письма
    5. Отредактировать текст письма
    6. Повторить пункты 3-5 несколько раз
    7. Выпить кофе/чай/воду, выдохнуть и успокоиться
  4. Запустить рассылку
    1. Протестировать письмо на нескольких личных адресах
    2. Поправить отображение письма (если необходимо)
    3. Определить время запуска готовой рассылки
    4. Запустить рассылку
  5. Собрать статистику
Список длинный, но рабочий. Крайне рекомендую придерживаться.

Готовим базу email адресов для рассылки

Итак, если вы дочитали до этого абзаца - значит вы твердо решили создать свою первую рассылку.
Первое, что вам необходимо сделать - это составить базу рассылки. В нашей работе мы используем сервисы Google, по-этому и база рассылки у нас хранится в google таблице. 

База email рассылки в google таблице
Кстати, крайне рекомендую визуально разделять поля - это упростит работу с базой.
От меня маленький бонус - просто сделайте копию этой таблицы и скопируйте туда адреса.

Готовим письмо

Как только вы сделали базу - можно переходить к созданию письма.
И здесь начинается магия! 

Создаем Google Документ

Создаем структуру письма для рассылки
Украшаем письмо

Устанавливаем Дополнение

У нас есть красиво оформленное письмо. Теперь установим дополнение Merge by MailChimp.
Для этого - открываем меню "Дополнения" --> "Установить" и находим нужный пункт.

Нажав на кнопку "Бесплатно" дополнение, традиционно для всех дополнений к сервисам Google, попросит авторизовать его. Тех из вас кто верит в теории заговора, "Большого Брата" и прочее - количество данных пользователя, которые запрашивает дополнение MailChimp может повергнуть в шок. Рекомендую не паниковать, так как сервис не получит полного доступа и не хранит никаких данных.
Итак, авторизуем Дополнение.




Подтверждение установки дополнения
В качестве подтверждения установки на экране появится уведомление о том, что Merge by MailChimp успешно установлен.
Нажав на кнопку закрытия уведомления (крестик справа во всплывающем окне) - можно переходить к следующему этапу настройки.
В меню "Дополнения" выбираем Merge by MailChimp, а затем - "Send email" (отправить письмо).






Следующим шагом вам будет предложено выбрать google таблицу, в которой находится база рассылки email. Здесь нужно понимать несколько условий:


  1. Дополнение попросило доступ к Google Таблицам и соответственно в списке файлов будут только Google Таблицы
  2. Файл должен находиться в разделе "Мой Диск" вашего Google Диска (Google Drive). Если коллега создал базу email рассылки и открыл к ней доступ, то нужно перенести эту таблицу в раздел "Мой Диск" (например банальным перетаскиванием в режиме онлайн работы с Google Диском)
  3. Рассылка будет по тем и только тем адресам, которые находятся в выбранном файле, то-есть дописывать на ходу не получится. Так что рекомендую вернуться к чеклисту рассылки.

Настриаваем рассылку

Как только выбран файл - вам откроется боковая панель Дополнения (если не открылась - повторно в меню выбираем Add-ons --> Merge by Mail Chimp --> Send email). На этом этапе мы настраиваем и выбираем такие параметры:
  • Data source - указываем Дополнению из какого листа (Worksheet) таблицы брать данные о переменных (Header row) для персонализации писем.
  • Merge Tags - это метки, которые можно вставить в документ (шаблон нашего письма). По сути вместо названия метки будет вставляться ячейка с именем/фамилией/названием компании или любой другой информацией, с помощью которой вы хотите показать уникальность письма. 
  • Email Info - информация об отправителе (ваша информация). Здесь стоит обратить внимание на пункт "permission reminder" - по сути это текст, предшествующий кнопке "Отписаться" в конце письма. Это обязательное требование  Mail Chimp для борьбы со спамом










Запускаем рассылку

Перед запуском рассылки у вас есть возможность предпросмотра писем, то-есть вы буквально можете просмотреть каждое письмо, которое будет отправлено. Для этого нажмите на кнопку Preview.


Письма можно пролистывать с помощью кнопок Previous и Next.

Убедившись в том, что нет ошибок в тексте и все данные правильно и корректно отображаются  - закройте окно предпросмотра (крестик в верхнем правом углу всплывающего окна) и нажмите синюю кнопку Send email
Если в процессе заполнения вами данных на этапе настройки рассылки вы не заполнили обязательные поля - не волнуйтесь - Дополнение об этом оповестит:




В данном случае не была указана тема письма и контактные данные отправителя.
Вы можете закрыть всплывающее окно, внести недостающие данные и снова запустить отправку. Если все данные заполнены - вы увидите такое оповещение:





Нажмите синюю кнопку Send и как только письма будут переданы на сервер - Mail Chimp оповестит вас об этом вот таким веселым сообщением:



Как видите - внизу сообщения есть кнопка. Нажав на нее вы сможете просмотреть статистику по вашей рассылке (кстати даже закрыв документ и открыв его, например, на следующий день - статистика все-равно будет доступна в меню рассылки). 

Что получат адресаты

Раньше вам бы пришлось пользоваться достаточно сложными инструментами составления красивых графических писем с кнопками, ссылками, картинками и прочим. Теперь же -созданного нами документа достаточно для того, что бы ваши адресаты получили красиво оформленное письмо с картинками, ссылками и прочими прелестями. Пример того, как отображается наше письмо в ящике gmail:











И это еще не все! Когда ваши адресаты будут открывать письмо на различных устройствах (ПК, планшет, смартфон) - письмо автоматически будет подстраиваться под диагональ их устройств (адаптивная верстка). Одни плюсы!

Итоги подведем

Инструкция получилась действительно емкой, но с другой стороны - нам дается возможность отсылать до 6000 (!) писем бесплатно в месяц. При этом мы можем отслеживать кол-во открытых, не дошедших до адресата и просмотренных писем. И все это не покидая привычный и удобный интерфейс Google Документов.

Следите за нашим блогом!